Slutspurt på jobbet inför sommarsemestern? En intensiv tid med fulltecknad kalender – och många möten. Alltför många, för långa och för ineffektiva, tycker många. Så här gör du för att bli en mötesmästare!
En amerikansk undersökning visar att cirka 15 procent av företagens totala arbetstid går åt till möten. Värst är det för cheferna – här läggs ungefär hälften av arbetstiden på möten av olika slag, ju högre chef desto fler möten. Och enligt forskning presenterad i Harvard Bussiness Review har företagens mötestid fördubblats de senaste 20 åren. Det betyder att det blir mindre och mindre tid över för att utföra det ”egentliga” jobbet. Vilket i sin tur leder till att många tar med sig jobbet hem, på kvällar och helger.
Det finns all anledning att tro vi är minst lika mötesglada i Sverige. Vi är ju kända för att vilja förankra beslut, kompromissa och låta så många som möjligt ha en åsikt. Så här beskriver internetsidan businessculture.org vår svenska möteskultur för utlänningar: ” I Sverige ska alla ha en chans att få uttrycka sina åsikter… beslut tas genom att hela gruppen samtycker. Sånt tar tid och ofta behövs det flera möten för att komma överens.”
Och inte verkar vi vara särskilt effektiva heller. Enligt det brittiska undersökningsföretaget Research Now tycker nästan en fjärdedel (22 procent) av svenska kontorsanställda att de flesta möten är tråkiga och bortkastad tid, den högsta siffran bland sex undersökta länder.15 procent erkänner att de har somnat under ett möte… Bara en dryg tiondel (12 procent) tycker att de är produktiva när de sitter i möten.
Många och långa möten blir det, alltså. Det finns mycket att vinna på att göra dem färre, kortare och effektivare, enligt kommunikationsexperten Rob Kendall, som delar med sig av sina råd i Psychology Today. Innan du skickar ut en kallelse till möte ska du ställa dig sju frågor:
1: Vad vill du få ut av mötet? Om du inte är klar över vilket resultat du vill ha av mötet kanske det är lika bra att inte ha det.
2. Vem ”äger” mötet? Någon ska ha ansvaret för mötet – allas ansvar leder oftast till att det blir ingens ansvar.
3. Är alla förberedda? Den som kommer till ett möte utan att ha gjort hemläxan kan lika gärna utebli.
4. Är det verkligen nödvändigt att ALLA ska vara med? Ju färre deltagare, desto större chans att ni blir både effektivare och snabbare.
5. Hur KORT tid ska du avsätta för mötet? Ofta tar vi till i överkant för ”att vara på säkra sidan att hinna med”. Det kanske inte behöver vara en timma utan räcker med 45 minuter? Eller 30? På så sätt frigör du tid för annat.
6. Måste det vara ett fysiskt möte? Självklart är möten öga mot öga att föredra, men många möten kan bli lika effektiva på web/telefon eller liknande. Här finns det massor av tid att spara, speciellt om deltagarna måste resa till mötet.
7. Har du klara regler för mötet? Att t. ex. sms:a, kolla mail eller svara i telefon under ett möte betyder att man missar viktig information. Antingen är man 100-procentigt med på mötet eller också är man inte där.
De här punkterna kan du använda dig av även när du blir kallad till ett möte, enligt Kendall: Är det verkligen nödvändigt med din närvaro? Har du något att tillföra? Har du tillräckligt med tid för att kunna förbereda dig? Om inte – tacka nej (om du kan) eller kolla åtminstone om du kan få stå över.
Underbart är kort – speciellt när det gäller möten!
