Hur bra och effektiva är dina jobbmöten? Undersökningar visar att du lägger runt en tredjedel av din arbetstid på möten – men att hälften av dem kan betraktas som mer eller mindre bortkastade…
Möten är både viktiga och nödvändiga för att arbetslivet ska fungera. Men de är också en källa till irritation och frustration när de blir för dåliga och ineffektiva. Många gånger kan till och med medarbetarnas inställning till arbetet påverkas negativt om de tvingas genomlida möten som inte fungerar.
I fjol kom det en undersökning från Svenska Möten (en organisation som bl. a. bokar och hjälper företag med konferenser) som visar vad vi tycker om våra arbetsmöten, på gott och på ont. Här är några siffror från den undersökningen:
• I genomsnitt lägger en medarbetare ner runt åtta timmar per vecka till att sitta i möten. Av dessa möten är det ungefär hälften som anses vara mer eller mindre bortkastad tid. Det innebär alltså att fyra veckor varje år går åt till att delta i möten som inte ger särskilt mycket.
• Ännu värre är det för cheferna. De använder i snitt 13 timmar per vecka av sin arbetstid till möten, varav drygt 40 procent beskrivs som alldeles för ineffektiva. Cheferna spenderar alltså nästan sex veckor per år på dåliga möten.
Det här är givetvis ett problem som dessutom tycks växa. Därför har detta fenomen på de senaste åren börjat intressera forskarvärlden att gå till botten med vad som utmärker ett bra möte.
Science Daily berättade nyligen om en stor amerikansk studie där forskarna sammanställt nästan 200 olika vetenskapliga rapporter om arbetsmöten. Forskarna ville ta reda på exakt vad det är som gör ett möte effektivt. Här är vad de kom fram till:
Innan mötet
• Skicka ut en agenda – i god tid. Om alla deltagare vet vilka frågor som kommer att tas upp har de möjlighet att förbereda sig och kommer då att kunna bidra till att göra mötet mer effektivt. Skicka med underlag så att alla kommer till mötet med samma information.
• Bjud in rätt personer. Tänk efter vilka personer som bör vara närvarande beroende på vad som ska diskuteras och vilka beslut som ska fattas. Se till att den expertkunskap som behövs finns på plats.
• Klargör varför ni har mötet. Vad är syftet och vilka mål har ni? Det gör att era diskussioner kan fokusera på att lösa problem och fatta beslut som tar er närmare målen.
Under mötet
• Uppmuntra alla att komma till tals. Innan ni fattar beslut, löser problem eller sätter mål – se till att alla berörda får göra sig hörda. Flera hjärnor tänker oftast både mer och bättre än få!
• Släpp in humor i mötesrummet. Humor och skratt stimulerar inte bara en positiv möteskultur där alla blir mer avslappnade, det bättrar dessutom på kreativiteten avsevärt. Och är en guldgruva när det kommer till problemlösning.
• Fastna inte i svårigheter. Att klaga och gnälla när problem uppstår är både lätt hänt och mänskligt – men det löser ingenting att älta. När problemet väl är konstaterat (vilket brukar går fort) – gå direkt vidare till möjliga lösningar.
• Håll fokus på uppgiften. Följ agendan och se till att ni verkligen pratar om de frågor ni är där för att lösa. Se även till att mötet både börjar och slutar i tid. Bara en sak är mer frustrerande än ett möte som inte kommer igång i tid – nämligen ett möte som aldrig tycks ta slut…
Efter mötet
• Skicka ut en sammanfattning. Kort och koncist om vad som beslutades, vem som är ansvarig, vilka mål ni bestämde er för och annat viktigt. Tänk också på att informera andra som berörs av det ni beslutade.
• Be om feedback. Uppmuntra deltagarna att ge feedback om mötet. Vad var bra? Vad kan göras bättre? Tänk lite som en tränare för ett fotbollslag – analysera matchen (mötet) och lyssna på dina spelare (deltagare).
• Se framåt. Hur ska du följa upp det som beslutades? Vad händer efter mötet? Vilka framsteg kan du se? Vilka är de omedelbara resultaten? De långsiktiga?
Prickade du in alla punkterna? Grattis! Om inte, kanske det här lilla tankeexperimentet kan öka din motivation att verkligen få till riktigt bra möten framöver:
Hur tror du det skulle fungera på ditt jobb om du och dina medarbetare tog ledigt från och med nu (slutet av november) och fram till nyår? Det är i alla fall ungefär lika mycket tid som i genomsnitt försvinner per person och år på grund av ineffektiva möten på våra arbetsplatser…
